Exformatics
Följ oss på:  

Dokumenthantering från Exformatics

Dokumenthantering

Dokumenthanteringssystem från Exformatics gör det möjligt att få fullständig kontroll över dokument, mallar, fraser och standardsvar.


Med dokumenthantering från Exformatics kan användarna skapa och hantera dokument genom ett fåtal klick - antingen från ECM-lösningen eller direkt från Microsoft Office-programmen. Dokument och liknande skapas och journalförs komplett med ett unikt ID, som automatiskt upprättas när de skapas. Dokument ärver metadata från sitt sammanhang, tex. ett ärende, vilket underlättar och befriar användaren från manuella och tidskrävande steg vid skapandet av nya dokument.

Dokument checkas in och ut, så att andra användare kan se vem som arbetar med ett givet dokument. Det finns även olika modeller för versionshantering via SharePoint. Dokument som inte får redigeras kan låsas.

Dokumenthantering från Exformatics stödjer även möjligheten att skapa brev från mallar och fraser.

Automatiska texter, t ex svarsbrev, kan hjälpa till att effektivisera arbetsflödet vid t ex ansökningsförfaranden eller när det vid fasförskjutning är information som intressenter bör ha och ta ställning till. En Exformatics-komponent kan, utifrån en fasförändring, generera dokument helt utan att användarna behöver ingripa och som vissa användare skall förhålla sig till och signera digitalt innan arbetsflödet kan övergå till nästa fas.

Exformatics möjliggör publicering på externa webbsidor och applikationer – t ex till existerande internetlösningar.

Detta får du med dokumenthantering med intelligenta mallar och fraser: 

  • Skapa dokument från verksamhets unika mallar, som återanvänder befintlig information.
  • Automatiskt upprättande av globalt unikt dokument-ID.
  • Stöd för användaren att spara dokument i den rätta mappstrukturen.
  • Automatisk fördelning av metadata för dokument i enlighet med dokumenttypen och regelverket från det enskilda ärendet, projektet och aktiviteten.
  • Kopierar och klistrar in dokument på ärenden från andra källor, t ex från skrivbordet eller bilagor till e-post.
  • Kontroll med olika dokumentversioner (utkast och slutlig version) i förhållande till behovet.
  • Stödjer eventuellt krav på elektroniskt godkännande från ansvarig(a) innan dokumenten distribueras ut.
  • Öppna Office-dokument direkt från ett ärende.
  • Flytta dokument till annat ärende om det inte är korrekt journalfört.

Dokumenthantering från Exformatics stödjer de lagkrav som i dag finns för dokumenthanterings- och arkiveringslösningar för offentliga verksamheter och regulatoriska industrier.


Läs mer om Exformatics ECM i vår produktbroschyr – klicka till höger för att hämta den som PDF.


Tillbaka till produkter

 

 

Mer om ÄHS och ECM?

Få mer information om ärendehantering med Exformatics ECM - hämta broschyren som PDF här eller kontakta oss - titta här!


   Hämta Exformatics ECM-broschyr - klicka här